As viagens corporativas no Brasil movimentam diferentes áreas de uma empresa. Enquanto o colaborador precisa reservar passagem, hospedagem e outros serviços necessários para cumprir sua agenda, gestores, RH e financeiro precisam garantir que os gastos estejam dentro da política definida e que todas as despesas possam ser acompanhadas posteriormente.

Quando esse processo acontece de forma descentralizada, os problemas aparecem rapidamente. Compras realizadas em diferentes canais, pagamentos feitos com cartões pessoais, pedidos de reembolso, comprovantes espalhados e dificuldade para identificar quanto cada viagem realmente custou aumentam o trabalho administrativo.

Por isso, escolher como pagar pelas viagens empresariais é uma decisão importante para a gestão financeira.

Cartões corporativos, cartões virtuais, Pix, faturamento e outras soluções de pagamento podem fazer parte da operação. A melhor escolha depende do perfil das viagens, do volume de transações e do nível de controle que a empresa pretende alcançar.

Ao mesmo tempo, a tecnologia permite centralizar reservas, organizar despesas e facilitar o acesso dos colaboradores às viagens.

Por que as viagens corporativas exigem uma boa gestão de despesas?

Uma viagem empresarial começa muito antes do embarque.

Primeiro, surge uma necessidade de deslocamento. Pode ser uma reunião com um cliente, uma visita técnica, a participação em um evento ou qualquer outra atividade relacionada aos objetivos da empresa.

Em seguida, começam as decisões financeiras.

Qual passagem comprar? Qual hospedagem está dentro da política da empresa? Quem realiza a reserva? Como o pagamento será feito? Quais despesas poderão ser realizadas durante a viagem?

Quanto maior o número de colaboradores viajando, mais importante se torna organizar essas etapas.

Sem processos centralizados, o financeiro precisa reunir informações provenientes de diferentes fontes para entender quanto foi gasto. Além disso, gestores encontram dificuldades para comparar custos entre viagens, identificar oportunidades de economia e acompanhar o orçamento destinado aos deslocamentos.

A gestão de despesas corporativas ajuda a resolver esse problema ao estabelecer processos para registrar, acompanhar e analisar os gastos realizados pelos colaboradores.

Quando as viagens também são administradas por uma plataforma especializada, a empresa consegue concentrar reservas e informações em um ambiente digital, ampliando a visibilidade sobre os custos.

Essa combinação entre tecnologia, política de viagens e meios de pagamento adequados cria uma operação mais organizada.

Quais são as principais despesas de uma viagem corporativa?

Antes de escolher a melhor forma de pagamento, é importante entender onde estão os gastos.

Passagens aéreas e hospedagens costumam representar uma parcela significativa do orçamento destinado às viagens corporativas. No entanto, diversos outros custos fazem parte da experiência do colaborador.

Entre eles estão alimentação, transporte terrestre, estacionamento, pedágios, inscrições em eventos e outras despesas necessárias durante o deslocamento.

Cada categoria pode seguir uma regra diferente dentro da política de viagens.

A empresa pode estabelecer limites para hospedagens, determinar antecedência mínima para a compra de passagens, definir valores diários para alimentação e indicar quais despesas podem ser reembolsadas.

O problema aparece quando essas regras existem apenas em documentos e não estão conectadas aos processos de compra e pagamento.

Nesse cenário, o controle acontece depois que o dinheiro já foi gasto.

Por isso, empresas que desejam reduzir custos precisam aproximar a política de viagens das ferramentas utilizadas pelos colaboradores.

Quais formas de pagamento são usadas em viagens corporativas no Brasil?

Existem diferentes maneiras de pagar despesas relacionadas às viagens empresariais.

A escolha depende da estrutura financeira da empresa, da frequência das viagens e do nível de autonomia concedido aos colaboradores.

Cartão corporativo

O cartão corporativo permite que determinadas despesas sejam realizadas diretamente com recursos da empresa.

Ele pode ser utilizado para pagar hospedagens, alimentação, transporte e outros gastos previstos na política de viagens.

Uma das principais vantagens está na redução da necessidade de o colaborador utilizar recursos pessoais.

Além disso, as transações ficam registradas, o que facilita o acompanhamento dos gastos pelo financeiro.

Entretanto, a empresa precisa estabelecer limites, categorias permitidas e regras claras de utilização para evitar despesas fora da política.

Cartão virtual

Os cartões virtuais são utilizados principalmente em compras realizadas pela internet.

Eles podem ser gerados para transações específicas, com valores e períodos de utilização determinados.

Em uma operação de viagens corporativas, essa modalidade pode ser utilizada para pagamentos de passagens, hospedagens e outros serviços contratados digitalmente.

Como cada cartão pode ser associado a uma compra ou finalidade, a empresa amplia a capacidade de rastrear despesas.

Pix

O Pix ganhou espaço nas transações realizadas por empresas brasileiras e também pode ser utilizado para determinados pagamentos relacionados às viagens.

A rapidez da transferência e a disponibilidade do sistema facilitam pagamentos pontuais.

No entanto, o uso do Pix exige processos adequados de registro e conciliação para que as transações permaneçam vinculadas às respectivas viagens e centros de custo.

Sem essa organização, a agilidade do pagamento pode gerar trabalho adicional para o financeiro.

Faturamento

Algumas empresas trabalham com modelos de faturamento para determinados fornecedores ou serviços.

Nesse formato, as despesas são consolidadas e pagas posteriormente, conforme as condições negociadas.

O modelo pode facilitar o fluxo financeiro e reduzir o número de transações individuais.

Por outro lado, exige controle sobre os valores faturados, prazos de pagamento e correspondência entre cobranças e serviços utilizados.

Reembolso de despesas

O reembolso ainda faz parte da rotina de muitas empresas.

Nesse modelo, o colaborador utiliza recursos próprios durante a viagem e solicita posteriormente a devolução dos valores.

Embora seja uma alternativa simples de implementar, o processo pode gerar dificuldades quando utilizado em grande escala.

O colaborador precisa antecipar dinheiro, guardar comprovantes e preencher solicitações. O financeiro, por sua vez, precisa conferir documentos, validar despesas e realizar pagamentos.

Por isso, muitas empresas procuram reduzir a dependência do reembolso por meio da centralização das compras e do uso de soluções de pagamento corporativo.

Como escolher a melhor forma de pagamento para viagens empresariais?

Não existe uma única forma de pagamento capaz de atender todas as despesas de uma viagem corporativa.

Empresas com colaboradores viajando frequentemente possuem necessidades diferentes de organizações que realizam poucos deslocamentos ao longo do ano.

Por isso, a escolha deve considerar alguns fatores.

O primeiro é o nível de controle desejado.

Quanto maior o volume de viagens, mais importante se torna acompanhar quem realizou a despesa, qual foi o motivo do gasto e a qual centro de custo ele pertence.

Outro fator importante é a experiência do colaborador.

Processos excessivamente burocráticos aumentam o tempo gasto com solicitações, comprovantes e prestações de contas.

Também é necessário avaliar a integração entre os meios de pagamento e as ferramentas utilizadas pela empresa.

Quanto mais informações circularem automaticamente entre reservas, pagamentos e gestão financeira, menor será a necessidade de conciliação manual.

A melhor estratégia costuma combinar diferentes formas de pagamento dentro de um processo centralizado.

Como os meios de pagamento ajudam a melhorar o controle financeiro?

Os meios de pagamento fazem parte da infraestrutura financeira das viagens corporativas.

Quando a empresa utiliza soluções adequadas ao seu perfil de operação, consegue acompanhar transações, organizar recebimentos e pagamentos e reduzir processos manuais.

A Cielo oferece soluções de pagamento para empresas que permitem realizar e gerenciar transações por diferentes canais.

Cartões, Pix e outras modalidades podem fazer parte da estrutura financeira utilizada pelas organizações para atender diferentes necessidades de pagamento.

Além da variedade de meios disponíveis, recursos tecnológicos relacionados à segurança, processamento e gestão das transações ajudam empresas a construir processos financeiros mais eficientes.

Para organizações que trabalham com grande volume de despesas, ter informações estruturadas sobre pagamentos facilita a conciliação financeira e melhora a capacidade de acompanhamento dos gastos.

Tecnologia e gestão de viagens: como reduzir despesas corporativas?

Escolher bons meios de pagamento resolve apenas uma parte do desafio.

A empresa também precisa organizar a jornada que acontece antes e depois da transação.

Isso significa centralizar reservas, estabelecer políticas de viagens, acompanhar despesas e oferecer aos gestores informações para tomar decisões.

Plataformas de gestão de viagens ajudam a reunir essas etapas.

Em vez de colaboradores comprarem passagens e hospedagens em diferentes sites, a empresa pode concentrar o acesso aos serviços em um ambiente digital.

Essa centralização facilita o acompanhamento das reservas e amplia a visibilidade sobre os gastos relacionados às viagens.

Também permite identificar padrões de consumo.

Com informações organizadas, gestores conseguem avaliar destinos mais frequentes, períodos com maior volume de deslocamentos, custos médios de passagens e hospedagens e oportunidades para melhorar a política de viagens.

Assim, a tecnologia transforma informações dispersas em dados úteis para a gestão financeira.

Como Onhappy e Cielo contribuem para uma experiência mais eficiente?

Uma viagem corporativa envolve duas jornadas que precisam funcionar bem.

A primeira é a jornada do colaborador, que precisa acessar serviços, realizar reservas e viajar com menos burocracia.

A segunda é a jornada financeira da empresa, que precisa pagar, acompanhar e organizar as despesas relacionadas aos deslocamentos.

A Onhappy contribui para simplificar o acesso às viagens, permitindo que empresas ofereçam viagens como benefício aos colaboradores, com acesso a passagens e outras experiências relacionadas ao lazer. 

Com uma experiência digital, o colaborador consegue utilizar o benefício de maneira mais simples, enquanto a empresa amplia sua proposta de valor e fortalece iniciativas relacionadas ao bem-estar e à qualidade de vida.

Já a Cielo atua na infraestrutura de pagamentos, oferecendo soluções para empresas realizarem transações por diferentes meios e canais.

As duas frentes se complementam porque a experiência de viagem também depende de processos financeiros eficientes.

Quanto mais simples for acessar o benefício, realizar pagamentos e acompanhar as transações, menor será o trabalho administrativo necessário para manter a operação funcionando.

Como reduzir custos com viagens corporativas no Brasil?

Reduzir despesas não significa simplesmente escolher a passagem mais barata disponível.

A economia aparece quando a empresa consegue organizar todo o processo de viagem.

Uma política bem estruturada ajuda a estabelecer limites e critérios para reservas. A centralização das compras amplia a visibilidade sobre os gastos. Os meios de pagamento adequados facilitam o acompanhamento das transações. Por fim, dados consolidados ajudam gestores a identificar oportunidades de economia.

Também é importante reduzir processos que geram custos administrativos.

Conferência manual de comprovantes, solicitações frequentes de reembolso e conciliações realizadas em planilhas consomem tempo das equipes.

Ao utilizar tecnologia para automatizar parte dessas atividades, a empresa consegue direcionar profissionais para tarefas mais estratégicas.

O resultado é uma gestão de viagens com mais controle financeiro e uma experiência mais simples para quem precisa viajar.

Organize viagens, pagamentos e benefícios com mais eficiência

As viagens corporativas no Brasil continuam sendo importantes para reuniões, eventos, visitas técnicas e desenvolvimento de negócios.

No entanto, empresas que desejam controlar custos precisam olhar além da compra da passagem.

A gestão eficiente envolve políticas claras, centralização das reservas, acompanhamento das despesas e meios de pagamento adequados à operação.

Quando esses elementos trabalham de forma integrada, o financeiro ganha visibilidade, os gestores tomam decisões com informações mais confiáveis e os colaboradores enfrentam menos burocracia durante a viagem.

A Onhappy ajuda empresas a oferecer viagens como benefício corporativo, facilitando o acesso dos colaboradores a passagens e experiências que contribuem para o bem-estar e a qualidade de vida.

Ao lado de soluções financeiras e de pagamento oferecidas por empresas como a Cielo, é possível construir uma jornada mais simples desde o acesso ao benefício até a realização das transações.

Conheça a Onhappy e descubra como oferecer viagens como benefício corporativo para seus colaboradores.

Viagem corporativa no Brasil (FAQ)

Quais são as principais formas de pagamento para viagens corporativas?

Cartões corporativos, cartões virtuais, Pix, faturamento e reembolso estão entre as alternativas utilizadas pelas empresas. A escolha depende do volume de viagens, da política interna e do nível de controle financeiro necessário.

Como reduzir custos com viagens corporativas?

A empresa pode estabelecer uma política de viagens, centralizar reservas, comprar passagens com antecedência, utilizar meios de pagamento adequados e acompanhar dados sobre os gastos realizados.

O que é gestão de despesas corporativas?

Gestão de despesas corporativas é o conjunto de processos utilizados para registrar, controlar, aprovar e analisar gastos realizados pelos colaboradores em atividades relacionadas à empresa.

Qual é a vantagem de centralizar o pagamento de viagens empresariais?

A centralização facilita o acompanhamento das despesas, reduz a necessidade de reembolsos, melhora a conciliação financeira e amplia a visibilidade sobre os custos das viagens.

Como a Onhappy funciona como benefício corporativo?

A Onhappy permite que empresas ofereçam acesso a viagens como benefício aos colaboradores, facilitando a compra de passagens e experiências de viagem e contribuindo para iniciativas de bem-estar e qualidade de vida.